Aviat s’aprovarà un reglament que marcarà l’inici del període que tenen les empreses per implantar la factura electrònica de forma obligatòria, tot i que ja es pot fer servir.

Es considera factura electrònica aquella que respecta el que disposa la normativa de facturació (pel que fa al contingut i la seva integritat, la garantia d’autenticitat d’origen…) i, a més, compleix els següents requisits:

• Que s’emeti i rebi per mitjans electrònics. Per tant, una factura emesa electrònicament però lliurada en paper no és una factura electrònica. D’altra banda, sí que ho són les emeses en format paper que s’escanegen, envien i reben per correu electrònic.

• Que el destinatari hagi donat el seu consentiment exprés per rebre la factura en aquest format, excepte en els casos de facturació electrònica obligatòria (com en determinats contractes públics).

• Que la seva autenticitat i origen estiguin garantits per un mitjà vàlid (per exemple, la signatura electrònica, l’intercanvi electrònic de dades o qualsevol altre validat prèviament per l’Agència Tributària).

A més, el destinatari ha de donar el consentiment per rebre factures electròniques (pot revocar-ho en qualsevol moment) i ha de disposar dels mitjans tecnològics necessaris per verificar la signatura electrònica o els certificats electrònics utilitzats.

El seu contingut és el mateix que qualsevol factura, però amb dues diferències importants: ha d’estar signada per un dels suports esmentats, per garantir-ne l’autenticitat i origen, i en les factures electròniques amb altres empreses i autònoms s’han d’acordar les especificacions tècniques, de manera que el programari de les respectives empreses pugui llegir els documents que s’intercanvien. També permet pactar continguts addicionals amb clients i proveïdors, més enllà del mínim legal exigit per a qualsevol factura. Per exemple, per facilitar processos interns del destinatari (com una forma específica d’identificar el document, la incorporació d’un codi QR amb informació addicional…).

Finalment, implica obligacions per al destinatari, que també haurà de conservar-la durant el temps legalment establert, informar si l’accepta o rebutja (i en quina data) i notificar el pagament efectiu i íntegre i la data en què es va realitzar.

Els nostres consultors us informaran de com implementar la facturació electrònica a la vostra empresa i com gestionar les vostres obligacions i les dels vostres clients i proveïdors.