El 31 de març finalitza el termini legal per formular els comptes anuals d’aquelles societats i entitats amb un exercici social que coincideixi amb el natural. El 30 de juliol finalitza el termini pel seu dipòsit sempre que s’exhaureixin els terminis legals.

Dins el mes següent a l’aprovació dels comptes anuals, els administradors de la societat han de presentar, per al seu dipòsit al Registre Mercantil del domicili social, certificació dels acords de la junta de socis d’aprovació d’aquests comptes, degudament signades, i de aplicació del resultat, així com, si és el cas, dels comptes consolidats, a la qual s’adjuntarà un exemplar de cadascuna d’elles. Els administradors presentaran també, l’informe de gestió, si fos obligatori, i l’informe de l’auditor, quan la societat estigui obligada a auditoria per una disposició legal o aquesta s’hagués acordat a petició de la minoria o de forma voluntària i s’hagués inscrit el nomenament d’auditor en el Registre Mercantil.

L’incompliment per l’òrgan d’administració de l’obligació de dipositar, dins el termini establert, els documents indicats donarà lloc al fet que no s’inscrigui en el Registre Mercantil cap document referit a la societat mentre l’incompliment persisteixi.

S’exceptuen els títols relatius al cessament o dimissió d’administradors, gerents, directors generals o liquidadors, i a la revocació o renúncia de poders, així com a la dissolució de la societat i nomenament de liquidadors i als assentaments ordenats per l’autoritat judicial o administrativa.

L’incompliment per l’òrgan d’administració de l’obligació de dipositar, dins el termini establert els comptes anuals, també donarà lloc a la imposició a la societat d’una multa per import de 1.200 a 60.000 euros per l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes, prèvia instrucció d’expedient conforme al procediment establert reglamentàriament, d’acord amb el que disposa la Llei de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del procediment administratiu comú.

Quan la societat o, si escau, el grup de societats tingui un volum de facturació anual superior a 6.000.000 euros el límit de la multa per cada any de retard s’elevarà a 300.000 euros.

La sanció a imposar es determina atenent la dimensió de la societat, en funció de l’import total de les partides de l’actiu i del seu volum de vendes, referits ambdós dades a l’últim exercici declarat a l’Administració tributària. Aquestes dades les ha de facilitar per la societat; el seu incompliment es considerarà als efectes de la determinació de la sanció. En el supòsit de no disposar d’aquestes dades, la quantia de la sanció es fixarà d’acord amb la seva xifra de capital social, que a aquest efecte s’ha de sol·licitar al Registre Mercantil corresponent.

En el cas que els documents s’hagin dipositat amb anterioritat a la iniciació del procediment sancionador, la sanció s’imposarà en el seu grau mínim i reduïda en un cinquanta per cent.

Les infraccions indicades a què es refereix aquest article prescriuen als tres anys.

En el cas dels administradors, la no presentació dels comptes suposa que no s’ha actuat amb la deguda diligència d’un ordenat empresari i en conseqüència si s’origina un dany a la societat, podria tant la pròpia Societat com els socis o un tercer reclamar els danys causats a la societat per aquest.

A més en el cas que la societat es trobi en una situació d’insolvència, la manca de diligència en l’actuació de l’empresari en la no presentació dels comptes, pot suposar que aquest hagi de respondre dels deutes de la societat, ja que la Llei Concursal estableix com un supòsit de concurs culpable la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre-auditoria si estigués obligat, o la manca de dipòsit d’aquestes en el Registre Mercantil en algun dels tres últims exercicis anteriors a la declaració de concurs.